Utvärdering – nödvändigt ont eller vägen till framgång?


02 Sep
02Sep

Stora resurser läggs i det offentliga Sverige på att utvärdera. Det görs oändligt många utvärderingar av verksamheter, processer, ekonomiska resultat, måluppfyllelse, system, ledning, effekt... Det utvärderas internt, det revideras och det anlitas konsulter för att göra olika analyser. Det har blivit en kultur att utvärdera, och inte sällan undrar man om det görs bara för att det ska göras eller om man faktiskt får något vettigt för insatsen.

Två avgörande faktorer för att utvärderingen ska bli meningsfull och givande för organisationen är naturligtvis att man gör rätt när man utvärderar och att man använder utvärderingens resultat på ett smart sätt. Det låter enkelt, men det missas inte sällan att tänka igenom exakt vad det är man vill utvärdera och varför.

Låt oss börja fundera kring att göra utvärderingen rätt. Det finns två viktiga faktorer här: att utvärdera rätt fråga och att göra det på ett sätt som faktiskt ger svar på den frågan och inte på andra frågor. Därför är det avgörande att man verkligen ställer rätt fråga. Att avgränsa den och att ställa den på ett sätt som kommer att ge nödvändig information och svar för att kunna uppnå målet med utvärderingen är nyckeln till ett lyckat resultat. Sedan gäller det att anpassa utvärderingsmetoden så att den verkligen ger svar på den ställda frågan. Svaret ska vara väl underbyggt och baserat på fakta. Insamlad data och dess analys ska kunna verifieras och följas.
Ett exempel:

Ni vill effektivisera handläggningsprocessen för bygglov. Nuvarande handläggningstider når inte mål och personalen tycks vara överbelastade. Att göra en utvärdering av hur nöjda de som söker bygglov är kommer inte att ge er verktyg för att förbättra handläggningstiden. Däremot är det viktigt att titta på själva processen genom att göra en nulägesanalys av processen som belyser var eventuella fördröjningar sker och varför. Det kan vara dåligt fungerande IT-system, arbetsmoment som görs dubbelt eller som blir liggande på grund av dålig kommunikation, problem med samarbete med andra enheter, låg kompetens bland personalen eller en tillfällig hög inströmning av ärenden. Genom ställa rätt fråga (till exempel ”Hur fungerar handläggningsprocessen på bygglovsenheten?” ) kommer ni kunna få svar som pekar ut problemets orsak och därmed göra nödvändiga förändringar.

För att lyckas med att ställa rätt fråga behöver man dock veta vad man ska göra med svaret. Ska det användas till att belysa ett område där man har bristande kunskaper, eller för att göra en effektivisering av en process? Ska utredningen vara underlag för ett beslut om förändring eller är det en utvärdering av en genomförd förändrings effekter? Olika syften bör ge anledning till att formulera utredningens syfte och huvudfråga på olika sätt. Ett exempel:

För att fortsätta ovan exempel om bygglovshantering, låt oss leka med tanken att ni behöver besluta om att rekrytera fler bygglovsarkitekter till kommunen. Målet med utredningen är att ta reda på om fördröjningen i processen beror på att det finns för få bygglovsarkitekter eller kanske något annat. I detta fall kan man precisera frågeställningen för att denna ska belysa de olika tjänstemännens roll i processen: ”Hur fungerar handläggningsprocessen på bygglovsenheten? Beror eventuella fördröjningar på personalbrist i någon yrkeskategori?” Utredningens resultat skulle kunna tyda på att det saknas administratörer snarare än arkitekter.

I ett annat scenario kan vi leka med tanken att ni har anställt två nya arkitekter men handläggningstiden inte har minskat så mycket som det var förutsett. En utredning i detta fall kan fokusera mer på andra faktorer som kan orsaka fördröjningar och eventuellt ställa frågan om de två nya arkitekter behövs eller bör ersättas med annan yrkeskategori.

Som ett resultat av att dessa första viktiga steg missas görs det en hel del onödiga utvärderingar. Det kan vara analyser som tittar på helt fel delar av verksamheten. Att ha fokus på ”fel” del av en verksamhet kan till exempel vara att utvärdera en process när egentligen det intressanta är att se processens resultat eller hur det används i verksamheten. Det kan också vara utredningar vars slutprodukt läggs i byrålådan och glöms bort. Hur mycket resurser läggs det egentligen på utvärderingar, analyser och dylikt som redan finns på annat håll? Resultatet av dessa onödiga och dåliga utvärderingar är inte bara resursslöseri utan orsakar också irritation i organisationen, ger badwill och minskat förtroende för ledningen samt misstro och minskad legitimitet till nödvändiga och väl genomförda utvärderingar i framtiden.

Det finns en uppsjö av litteratur kring ämnet utvärdering i offentlig verksamhet. En del är förespråkare till mer utvärdering och menar till och med att den offentliga världens räddning ligger i just utvärdering medan andra är kritiska och menar att utvärdering hör hemma i det privata affärslivet och inte kan användas för offentliga verksamheter. Mot ovan resonemang vill jag ändå poängtera vikten av att utvärdera. Hur skulle man annars kunde fatta väl underbyggda beslut eller göra nödvändiga förändringar i verksamheten? Det är ”bara” att göra det rätt och genomtänkt. Och inte mer än nödvändigt.

Kommentarer
* E-mailadressen publiceras inte på hemsidan.